ระบบการแสดงความคิดเห็นของ Microsoft Word นั้นเป็นประโยชน์อย่างมากต่อโปรแกรม คุณสามารถใช้มันเพื่อติดตามสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องทำเพิ่มการอ้างอิงหรือข้อมูลเพิ่มเติมหรือเตรียมเอกสารก่อนที่มันจะถูกส่งต่อไปยังผู้แก้ไขหรือสมาชิกทีมคนอื่น
ในขณะที่ความคิดเห็นมีประโยชน์ในระหว่างการแก้ไขพวกเขาไม่ควรรวมเมื่อคุณแจกจ่ายเอกสาร Word อินสแตนซ์ของลูกค้าหรือผู้จัดพิมพ์หนังสือไม่ต้องการความคิดเห็นเหล่านี้และการทิ้งไว้ในเอกสารอาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ อย่างน้อยที่สุดคุณอาจจำเป็นต้องลบความคิดเห็นและส่งหรือเผยแพร่เอกสาร Word ในภายหลัง
หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณใช้ความคิดเห็นใน Word คุณอาจสูญเสียการบันทึกเอกสารหากไม่มีพวกเขา
คู่มือนี้จะแนะนำขั้นตอนในการลบความคิดเห็นและข้อมูลเมตาอื่น ๆ ออกจากเอกสารก่อนที่จะเผยแพร่
Word มาพร้อมกับเครื่องมือที่เรียกว่า Document Inspector ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออกจากเอกสาร Word เครื่องมือนี้สามารถล้างเนื้อหาต่อไปนี้:
- ความคิดเห็นการแก้ไขและรุ่น
- คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
- Add-in ของบานหน้าต่างงาน
- เอกสารฝังตัว
- มาโครฟอร์มและตัวควบคุม ActiveX
- คำอธิบายประกอบหมึก
- หัวเรื่องที่ยุบ
- ส่วนหัวท้ายกระดาษและลายน้ำ
- เนื้อหาที่มองไม่เห็น
- ข้อความที่ซ่อนอยู่
เลือกไฟล์> ตรวจสอบเอกสารเพื่อเริ่มต้น คุณต้องคลิกที่ลิงค์ "ตรวจสอบปัญหา" ถัดจากตรวจสอบเอกสารและเลือกตัวเลือก "ตรวจสอบเอกสาร" จากเมนูบริบท
นี่เป็นการเปิดหน้าต่างตัวตรวจสอบเอกสาร เนื้อหาที่เครื่องมืออาจตรวจสอบเอกสารที่ใช้งานอยู่แสดงอยู่ในหน้านั้น
คุณสามารถเลือกประเภทเนื้อหาทั้งหมดหรือบางส่วนเท่านั้น โปรดทราบว่าคุณจะไปที่หน้าจอตรวจสอบก่อนที่จะลบสิ่งใดออกจากเอกสาร
เลือกปุ่มตรวจสอบเมื่อคุณทำการเลือกในหน้านี้
การตรวจสอบไม่ควรใช้เวลานานเกินไป เวลาขึ้นอยู่กับขนาดของเอกสารการเลือกและเนื้อหาของเอกสาร
ตัวตรวจสอบเอกสารแสดงสิ่งที่ค้นพบหลังจากการสแกน มันเน้นเนื้อหาที่พบและแสดงข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมันเช่นกัน
กดปุ่ม "ลบทั้งหมด" ถัดจากเนื้อหาที่คุณต้องการลบออกจากเอกสาร คุณสามารถตรวจสอบเอกสารอีกครั้งในภายหลังหรือกดปุ่มปิดเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ
เมื่อเสร็จแล้วคุณสามารถบันทึกเอกสารที่ประมวลผลไปยังระบบโลคัลพิมพ์หรือแชร์
