ดัชนีสามารถปรับปรุงการเข้าถึงหนังสือหรือเอกสารได้อย่างมากเนื่องจากมีรายการคำและวลีที่สำคัญและหมายเลขหน้าที่ถูกอ้างอิง
ฉันกำลังเขียนหนังสือเล่มแรกของฉัน - เกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของ Windows 10 - และสิ่งหนึ่งที่ฉันอยากจะเพิ่มเข้าไปคือดัชนีของคำและวลีที่สำคัญที่สุดเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ดัชนีเป็นข้อมูลอ้างอิง ค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็ว
Microsoft Word 2016 มาพร้อมกับตัวเลือกในการสร้างดัชนี กระบวนการเองนั้นไม่ซับซ้อนเลย แต่ก็อาจจะสับสนว่าจะเริ่มอย่างไร
การสร้างดัชนีใน Word 2016
ในขณะที่คุณสามารถสร้างดัชนีได้ตลอดเวลาฉันขอแนะนำให้คุณสร้างดัชนีเมื่อคุณเขียนและแก้ไขหนังสือหรือเอกสารเสร็จแล้ว
เป็นไปได้ที่จะอัปเดตดัชนีหากคุณเริ่มต้นในระหว่างกระบวนการเขียนหรือแก้ไข แต่ถ้าคุณทำหลังจากทำเสร็จแล้วคุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนั้นและโดยทั่วไปจะง่ายและเร็วขึ้นมาก
ในการเริ่มต้นให้เปิดเอกสารใน Word 2016 ตอนนี้การสร้างดัชนีเป็นกระบวนการสองส่วน คุณทำเครื่องหมายรายการที่คุณต้องการรวมไว้ในดัชนีในรายการแรกและสร้างดัชนีออกจากรายการที่ทำเครื่องหมายหลังจากนั้น
สลับไปที่แท็บการอ้างอิงเพื่อเริ่มต้น คุณพบกลุ่มดัชนีของเครื่องมือภายใต้แท็บนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับขั้นตอนแรกคือ "การทำเครื่องหมาย" เมื่อใดก็ตามที่คุณเลือกคุณจะบอก Word ว่าคุณต้องการให้ข้อความที่เน้นสีเป็นส่วนหนึ่งของดัชนี
นี่คือวิธีที่จะทำ:
ขั้นตอนที่ 1: ทำเครื่องหมายข้อความที่คุณต้องการรวมไว้ในดัชนีแล้วเลือก "ทำเครื่องหมายรายการ" หลังจากนั้น
ตรงนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา เพียงไฮไลต์ข้อความในเอกสารและกดรายการเครื่องหมายหลังจากนั้น คุณสามารถเน้นคำแต่ละคำได้อย่างรวดเร็วด้วยการดับเบิลคลิกที่คำนั้น
ขั้นตอนที่ 2 : กำหนดค่ารายการดัชนี
Word เปิดหน้าต่าง "รายการดัชนีทำเครื่องหมาย" ที่คุณอาจใช้เพื่อกำหนดค่ารายการ หากคุณเพียงต้องการให้ข้อความที่จัดทำดัชนีกดปุ่มเครื่องหมายที่จะทำกับสิ่งนั้น
คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบหมายเลขหน้า (ตัวหนาหรือตัวเอียงเพื่อเน้นข้อความที่เฉพาะเจาะจง) เพิ่มผู้เข้าร่วมย่อยหรือใช้การทำเครื่องหมายฟังก์ชั่นทั้งหมดเพื่อให้กระบวนการโดยอัตโนมัติ
Word แสดงข้อความที่ถูกทำเครื่องหมายด้วย XE "TEXT" เพื่อให้คุณทราบว่าได้ถูกทำเครื่องหมายไว้แล้ว
คุณสามารถปิดการใช้งานเครื่องหมายย่อหน้าและข้อมูลการจัดรูปแบบอื่น ๆ ที่ซ่อนอยู่ในหน้าแรก> แสดง / ซ่อนหรือโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl- (
ขั้นตอนที่ 3 : ทำซ้ำกระบวนการ
ผ่านเอกสารและทำเครื่องหมายข้อความที่คุณต้องการรวมไว้ในดัชนี ในขณะที่คุณสามารถทำให้เป็นแบบนั้นได้โดยอัตโนมัติฉันขอแนะนำให้คุณทำอย่างนั้นเพราะคุณไม่สามารถควบคุมการจัดทำดัชนีด้วยวิธีนี้
ใช่ใช้เวลานานกว่าในการสร้างดัชนี แต่ผลลัพธ์จะดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 : เพิ่มดัชนีลงในเอกสาร Word
เมื่อคุณทำเครื่องหมายข้อความในเอกสาร Word เสร็จแล้วคุณสามารถเพิ่มดัชนีลงไปได้ ไปที่ตำแหน่งในเอกสารที่คุณต้องการให้ดัชนีปรากฏขึ้น
เลือกการอ้างอิง> แทรกดัชนีเพื่อเพิ่มไปยังตำแหน่ง Word โหลดหน้าต่างการตั้งค่าที่คุณอาจใช้เพื่อกำหนดดัชนีเอง
คุณสามารถใช้มันเพื่อเปลี่ยนจำนวนคอลัมน์หรือเลือกเทมเพลตรูปแบบอื่นสำหรับดัชนี ตัวอย่างจะปรากฏขึ้นในหน้าต่างเพื่อให้คุณรู้ว่ามันมีลักษณะอย่างไรในเอกสารเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 5 : แก้ไขข้อผิดพลาด
ฉันขอแนะนำให้คุณอ่านดัชนีหลังจากนั้นเพื่อแก้ไขปัญหาใด ๆ ที่คุณอาจสังเกตเห็น ตัวอย่างพื้นฐานคือรายการที่จัดทำดัชนีหลายรายการซึ่งอ้างถึงข้อมูลประเภทเดียวกันเช่นโฆษณาโฆษณาและโฆษณา
การแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นง่าย ข้ามไปยังตำแหน่งในเอกสารที่คุณต้องการแก้ไขและปรับเปลี่ยนเป็นข้อความ (ส่วน XE) สิ่งนี้จะเปลี่ยนรายการที่ทำเครื่องหมายไว้
สิ่งที่ต้องทำคือเลือกดัชนีและกดปุ่ม "อัปเดตดัชนี" เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง XE กำหนดรายการและอาจแตกต่างจากข้อความที่เลือก ดังนั้นหากต้องการรวมข้อความที่ควรอยู่ในรายการดัชนีเดียวให้แก้ไของค์ประกอบ XE และกดปุ่มดัชนีอัปเดตหลังจากนั้นเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
